Scrivo questo articolo perché recentemente mi è capitato di aiutare un consulente finanziario indipendente a cambiare software operativo con il quale operare.
Un cambio software nel nostro settore non è un’operazione da prendere a cuor leggero in quanto porta con se degli adempimenti e delle incombenze.
Dato che non vi è nulla in rete per il momento, e dato che magari può essere utile a qualcuno, in questo articolo voglio illustrare la procedura per un cambio di software del consulente finanziario indipendente o di una SCF.
In sostanza, una volta che si è sicuri di voler cambiar software, è necessario:
- Comunicare all’albo OCF la variazione del software
- Effettuare Backup e Import di tutti i dati sul nuovo software
Comunicare all’albo OCF la variazione del software
La prima cosa da fare è comunicare all’albo OCF, il cambio di software. In termini più tecnici va comunicata la variazione del requisito organizzativo.
Per farlo è necessario effettuare l’accesso al website dell’OCF, navigare sull’area società o consulente e poi cliccare in comunicazione elementi informativi.
Per poi cliccare su requisiti organizzativi.
Successivamente cliccare su “per presa visione” e avanti.
Altrimenti se fai accesso come consulente (le immagini precedenti sono il caso di account scf) è necessario cliccare su comunicazione elementi informativi e poi –> condizioni per ottenere l’iscrizione. Successivamente requisito organizzativo.
Arrivati al punto nell’immagine seguente è necessario scaricare il file (casella scarica documento PDF).
L’OCF ci richiederà di allegare al file scaricato anche la parte della relazione sul programma di attività e la struttura organizzativa, relativa ai cambiamenti in essere, limitatamente agli aspetti oggetto di variazioni.
Quindi è necessario inviare la parte 2.2 della relazione e tutta la parte 3, con i cambiamenti previsti del nuovo software.
Non va inviata quindi tutta la relazione sul programma di attività, e neanche le procedure. SOLO la parte della relazione relativa al cambio di software.
Una volta allegata la relazione al file scaricato, e firmato in cades (P7M), va inviato all’OCF e confermato tramite OTP.
Effettuare backup e import di tutti i dati sul nuovo software
Una volta comunicato all’albo la variazione, è a mio avviso buona idea effettuare un backup di tutti i dati del vecchio software (anagrafica clienti, portafogli, raccomandazioni, midif, antiriciclaggio, qualsiasi ulteriore documento).
Successivamente è necessario importare tutti i dati nel nuovo software.
Questa operazione può essere devastante in termini di tempo per chi opera da più tempo, ed ha molti clienti e molta operatività. I differenti software non comunicano tra di loro e quindi l’import si deve effettuare manualmente.
Dovrai in altre parole:
- effettuare di nuovo mifid e antiriciclaggio a tutti i clienti, sul nuovo software, tramite modelli mifid e antiriciclaggio del software in questione
- ricaricare tutti i clienti in anagrafica
- ricaricare tutti i portafogli e strumenti utente
- salvare tutte le passare raccomandazioni e rendicontazioni, nel database inviolabile, per ogni cliente
- Ovviamente, reinserire logo utente ed altri elementi per personalizzare la reportistica
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